Freitag, Februar 26, 2010

Interaktive Dokumentenmanagementsysteme optimieren Workflow und Durchlaufzeiten


Interaktive Dokumentenmanagementsysteme optimieren Workflow und Durchlaufzeiten
Personalisierte Korrespondenz schneller erstellen
Interaktive Korrespondenzsysteme reduzieren den Zeitaufwand für das Erstellen von Geschäftsbriefen und Angeboten deutlich und eignen sich besonders für Unternehmen, die mit vielen Kunden kommunizieren.

T
rotz der Entstehung neuer Technologien und Kommunikationskanäle sind Dokumente nach wie vor zentraler Bestandteil der Kundenkommunikation. Branchenübergreifend produzieren größere Firmen jährlich mehrere Millionen Dokumente, um mit ihren Kunden in Kontakt zu treten und zu bleiben. Dazu gehören beispielsweise Rechnungen, Kontoauszüge oder Briefe, die mit einem guten Dokumentenmanagementsystem relativ einfach auch in hohen Auflagen erstellt werden können. Wesentlich komplexer sind jedoch Dokumente, die individuell und für einen bestimmten Bedarf angefertigt werden. Dazu gehören unter anderem Willkommens- und Infopakete für neue Kunden, Angebote, Anträge, Policen und Schadensabwicklungen oder individuelle Briefe.
Individuelle Briefschreibung mit herkömmlichen Systemen ist zeitaufwendig und ineffizient
Gerade das Erstellen individueller Korrespondenz mit herkömmlichen Systemen wie Microsoft Word oder Eigenentwicklungen kostet Unternehmen und Mitarbeiter unnötig viel Zeit. Meist muss der Mitarbeiter dazu eine vorhandene Vorlage an den jeweiligen Vorgang anpassen und die Kundendaten teilweise manuell übertragen. Dies ist nicht nur aufwendig, sondern birgt auch ein hohes Fehlerrisiko. Zudem fehlen oftmals Kontrollen, um die Qualität und Einhaltung von Compliance-Richtlinien sicher zu stellen. Gleichzeitig lassen sich Workflow-Prozesse nicht oder nur in geringem Umfang automatisieren. Dementsprechend müssen viele Arbeitsschritte von Hand erledigt werden: Oft wird das fertige Schriftstück vom Anwender selbst ausgedruckt, adressiert und versandt. Teilweise wird die Korrespondenz noch händisch kopiert, archiviert und neue Kundendaten manuell in andere Unternehmenssysteme übertragen.
Die schiere Anzahl dieser einzelnen Prozesse ist sowohl ineffizient als auch Ressourcen-fressend: So verbrachten beispielsweise die Schadensregulierer bei Gore Mutual, einer der größten kanadischen Unfall- und Immobilienversicherungen, mehrere Stunden täglich mit dem Erstellen von Schriftstücken zur Schadensfallbearbeitung in einem herkömmlichen Textverarbeitungsprogramm. Anschließend mussten die Mitarbeiter der Versicherung diese über Desktop-Drucker ausdrucken, in das Dokumentenmanagementsystem einscannen, mit dem entsprechenden Porto frankieren und versenden – ein hoher Aufwand, der die Arbeitszeit vorhandener Ressourcen fast komplett band.
Gleichzeitig verlängern manuelle Prozesse die Durchlaufzeit der Korrespondenz. Dies kann gerade beim Kundenservice oder bei zeitkritischen Unterlagen wie Angeboten negative Folgen haben. Eine zeitnahe Reaktion auf Marktgegebenheiten wie eine Kampagne des Wettbewerbers oder aktuelle Preissenkungen ist mit solchen langen Reaktionszeiten kaum zu erreichen und verschafft der Konkurrenz mitunter einen entscheidenden Zeitvorteil.
Interaktive Korrespondenzsysteme beschleunigen die Dokumentenerstellung
Abhilfe schaffen intelligente interaktive Korrespondenzlösungen wie HP Exstream: Sie helfen, die Prozesse von der Erstellung eines personalisierten Dokuments bis zu dessen Archivierung deutlich zu beschleunigen und den Workflow zu optimieren. Dazu verwenden diese Systeme sogenannte interaktive Vorlagen. Dies sind Dokumente, in die logische Verknüpfungen oder Regeln eingebunden sind und die sich bereits während der Dateneingabe durch den Anwender verändern. Über Eingabemasken und Hilfeseiten kann die Vorlage mit wenigen Mausklicks an die individuellen Anforderungen und Präferenzen des Kunden angepasst werden. Je nach Auswahl fügt die Anwendung automatisch bestimmte Textbausteine und Wörter ein.
Die in der Vorlage eingebetteten Regeln ermöglichen aber nicht nur eine einfache Personalisierung, sondern erleichtern auch die Einhaltung von unternehmensinternen Vorgaben oder Compliance-Richtlinien. Dazu werden einmalig Regeln oder Prozesse etwa zur Archivierung oder Dokumentation angelegt, die anschließend automatisch angewendet werden. Darüber hinaus kann das Unternehmen allgemeine Corporate-Design- und Branding-Vorgaben wie Schriftart, Formatierung oder Logos festlegen. Diese Bereiche sind dann für den Standard-Anwender gesperrt und können nicht verändert werden.
Gleichzeitig greifen Lösungen wie HP Exstream selbstständig auf unterschiedliche Datenbanken im Unternehmen zu und füllen zum Beispiel vorhandene Kundeninformationen automatisch in das Dokument ein. So lassen sich individuelle Anfragen nicht nur deutlich schneller bearbeiten, sondern auch eventuelle Fehler durch manuelle Dateneingabe vermeiden.
Praxisbeispiel: Interaktive Dokumente erleichtern die Kundenberatung für Finanzdienstleister
Doch welche Vorteile bieten interaktive Dokumente in der Praxis? Folgendes Beispiel gibt einen Einblick: Ein Finanzberater berät einen Kunden zur Geldanlage und schlägt ihm verschiedene Optionen vor. Um mehrere individuelle Angebote zu erstellen, öffnet er die gewünschte Vorlage in seinem Korrespondenzsystem. Jedes neu angelegte Formular wird automatisch mit Informationen aus bereits vorhandenen Dokumenten oder aus der Kundendatenbank vorausgefüllt. Anschließend passt der Berater das Schriftstück individuell an und wählt beispielsweise Laufzeit oder Anlagevolumen aus. Bereits während der Dateneingabe legt die Anwendung zusätzliche Materialien wie Informationsbroschüren, Vertragsunterlagen oder Anträge an. Die so vervollständigten Unterlagen können auf Wunsch sofort ausgedruckt und an den Kunden zum Lesen oder Unterschreiben ausgehändigt werden. Neue, noch nicht erfasste Informationen wie geänderte Konto- oder Kontaktdetails, werden anschließend von der Applikation selbstständig in die zentralen Datenbanken übertragen.
Optimale Workflow-Prozesse
Darüber hinaus helfen interaktive Korrespondenzsysteme dokumentenbezogene Prozesse zu optimieren und den Workflow zu verbessern. Dadurch erleichtert die Anwendung unter anderem den Freigabeprozess: Ist ein Dokument fertig gestellt, erhält der Prüfer automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, kann einfach auf den gesamten Vorgang zugreifen und alle bisherigen Änderungen über die Versionskontrolle schnell nachvollziehen. Anschließend verarbeiten Anwendungen die fertige Kundenkorrespondenz automatisch weiter: Die Dokumente werden je nach Bedarf dezentral oder zentral gedruckt und versendet. HP Exstream überprüft automatisch den Druckdatenstrom, behebt etwaige Fehler noch vor der Produktion und legt zusätzliche Kopien für die Datenverwaltung und Archivierung an. So lassen sich die Kosten für Output- und Workflow-Prozesse um bis zu 80 Prozent senken und die Durchlaufzeiten drastisch reduzieren.
Enormes Einsparpotenzial
Von der Nutzung interaktiver Briefschreibung profitieren Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen. Das kanadische Versicherungsunternehmen Gore Mutual beispielsweise suchte eine geeignete Software, um das überalterte Legacy-System zu ersetzen, das an seine Leistungsgrenzen stieß. Zudem sollte die manuelle Korrespondenzverarbeitung abgeschafft und eine bessere Kontrolle des Inhalts ermöglicht werden. Gore Mutual entschied sich für HP Exstream und nutzt die Anwendung nun zum Erstellen von Policen, Schadenskorrespondenz, Kostenvoranschlägen und Angeboten. Die Zeit, die etwa zum Bearbeiten von Briefen notwendig ist, konnte so von 15 auf knapp zwei Minuten reduziert werden – eine Zeitersparnis von über 85 Prozent. Geschulte Anwender sparen dadurch bis zu sechs Mann-Stunden pro Tag. Viel Zeit, die die Mitarbeiter nun in die Beratung der Kunden investieren können. Mit HP Exstream konnte der kanadische Versicherer aber nicht nur die Kosten für die Dokumentenentwicklung, -bearbeitung und -verwaltung deutlich reduzieren, sondern auch die Porto- und Papierkosten durch automatisierte Prozesse senken.
Christian Gericke
____________________________________
Christian Gericke, Business Manager Central EMEA für HP Exstream bei HP

Montag, Februar 15, 2010

Love at an advanced age


An elderly senior couple were invited to an old friends home for dinner one evening. 
She was impressed by the way her lady friend preceded every request to her husband with endearing terms such as: Honey, My Love, Darling, Sweetheart, Pumpkin, etc.

The couple had been married almost 70 years and, clearly, they were still very much in love. 

While the husband was in the living room, her lady friend leaned over to her host to say, 'I think it's wonderful that, after all these years, you still call your husband all those loving pet names'.

The elderly lady hung her head.

'I have to tell you the truth,' she said: 'His name slipped my mind about 10 years ago, and I'm scared to death to ask the cranky old bat what his name is.

Posted via email from christian gericke's posterous

Montag, Januar 25, 2010

It is amazing how relevant it still is for the business - The Emperor's New Clothes

An Emperor who cares for nothing but his wardrobe hires two weavers who promise him the finest suit of clothes from a fabric invisible to anyone who is unfit for his position or "just hopelessly stupid". The Emperor cannot see the cloth himself, but pretends that he can for fear of appearing unfit for his position or stupid; his ministers do the same. When the swindlers report that the suit is finished, they dress him in mime and the Emperor then marches in procession before his subjects. A child in the crowd calls out that the Emperor is wearing nothing at all and the cry is taken up by others. The Emperor cringes, suspecting the assertion is true, but holds himself up proudly and continues the procession.

Dienstag, Januar 12, 2010

Philosophy of Ambiguity

 1. don't sweat the petty things and don't pet the sweaty things.

2. One tequila, two tequila, three tequila, floor.

3. Atheism is a non-prophet organization.

4. If man evolved from monkeys and apes, why do we still have monkeys and apes?

5. The main reason that santa is so jolly is because he knows where all the bad girls live.

6. I went to a bookstore and asked the saleswoman, "where's the self- help section?" she said if she told me, it would defeat the purpose.

7. What if there were no hypothetical questions?

8. If a deaf child signs swear words, does his mother wash his hands with soap?

9. If someone with multiple personalities threatens to kill himself, is it considered a hostage situation?

10.. Is there another word for synonym?

11. Where do forest rangers go to "get away from it all?"

12. What do you do when you see an endangered animal eating an endangered plant?

13. If a parsley farmer is sued, can they garnish his wages?

14. Would a fly without wings be called a walk?

15. Why do they lock petrol station bathrooms? Are they afraid someone will clean them?

16. If a turtle doesn't have a shell, is he homeless or naked?

17. Can vegetarians eat animal crackers?

18. If the police arrest a mime, do they tell him he has the right to remain silent?

19. Why do they put braille on the drive-through bank machines?

20. How do they get deer to cross the road only at those yellow road signs?

21. What was the best thing before sliced bread?

22. One nice thing about egotists: They don't talk about other people.

23. Does the little mermaid wear an algebra?

24. Do infants enjoy infancy as much as adults enjoy adultery?

25. How is it possible to have a civil war?

26. If one synchronized swimmer drowns, do the rest drown too?

27. If you ate both pasta and antipasto, would you still be hungry?

28. If you try to fail, and succeed, which have you done?

29. Whose cruel idea was it for the word 'lisp' to have 's' in it?

30. Why are hemorrhoids called "hemorrhoids" instead of "assteroids"?

31. Why is it called tourist season if we can't shoot at them?

32.. Why is there an expiration date on sour cream?

33. If you spin an oriental person in a circle three times, do they become disoriented?

34. Can an atheist get insurance against acts of god?

      
      

Samstag, Januar 09, 2010

Mittwoch, Dezember 23, 2009

Dokumentationspflicht als Chance - Artikel Geldinstitute

Ab dem 1. Januar 2010 müssen Banken jedes Anlagegespräch mit Privatkunden protokollieren und an den Interessenten übermitteln. Damit stärkt der Gesetzgeber die Rechte der Anleger. Für die Kunden-berater bedeutet dies jedoch einen erheblichen Mehraufwand: Sie müssen die Protokolle nicht nur erstellen und versenden, sondern auch rechtssicher dokumentieren.

Gleichzeitig stehen Finanzdienstleister vor der Herausforderung, diese Aufgabe möglichst schnell und effizient zu organisieren. Die neuen Anforderungen bieten jedoch auch eine ideale Chance, die gesamte Kundenkommunikation zu verbessern. Dabei helfen intelligente Dokumenten-Management-Lösungen wie HP Exstream, mit denen Kundenkorrespondenz einfach erstellt, versendet und belegt werden kann.

Individuelle Kommunikationsplattform

Die neue Dokumentationspflicht für Anlageberater ist nicht die einzige Herausforderung, die Finanzdienstleister meistern müssen. Durch die Wirtschaftskrise ist bei vielen Kunden das Vertrauen in Banken und Sparkassen gesunken, sie fühlen sich schlecht oder unzureichend über Produkte und Angebote informiert. Um dieses Vertrauen wieder zu gewinnen, müssen die Banken ihre Markenidentität stärken, bestehende Kunden halten und neue gewinnen – und das bei knapperen Ressourcen.
Damit jeder Kunde zur richtigen Zeit die für ihn relevanten Informationen erhält, benötigen Kreditinstitute zunächst eine geeignete Plattform, mit der die gesamte Kundenkorrespondenz erstellt, organisiert, verwaltet und archiviert werden kann – vom Beratungsprotokoll über persönliche Angebote bis hin zu kundenspezifischen Direktmarketingmaßnahmen. Dies ist meist keine leichte Aufgabe, teilweise sind in einer einzigen Bank bis zu 3.000 unterschiedliche Vorlagen im Umlauf. Um dieser Masse Herr zu werden, bietet HP Kreditinstituten die Kundenkommunikationslösung HP Exstream: Diese Softwareplattform unterstützt Finanzdienstleister dabei, personalisierte Korrespondenz aller Art effektiver und schneller zu erstellen. Mit einem integrierten Kampagnenmanagement lassen sich Angebote und Botschaften optimal planen und genau zum richtigen Zeitpunkt integrieren. Davon profitieren nicht zuletzt die Kunden: Sie erhalten termingerecht übersichtlich gestaltete, leicht verständliche Dokumente, die auf ihre individuellen Wünsche zugeschnitten sind.

Beratungsprotokolle effizient erstellen

Gleichzeitig erleichtern Lösungen wie HP Exstream auch die Arbeit der Kundenberater. Sie können beispielsweise die neuen Beratungsprotokolle in kürzester Zeit erstellen. Dank der einfachen Benutzeroberfläche lassen sich neue Dokumente schnell anlegen. Die Software greift dazu automatisch auf verschiedene Datenbanken zu und fügt die erforderlichen Kundendaten ein. Interviewseiten und kontextabhängige Hilfen führen den Anwender durch den gesamten Prozess. Abhängig von den eingegeben Daten wählt HP Exstream automatisch Abschnitte, Satzbausteine oder Wörter für das interaktive Dokument aus, die bei Bedarf individuell angepasst werden können. So lässt sich mit wenigen Klicks ein spezifisches Protokoll erstellen.

Automatischer Versand und Dokumentation

Anschließend werden die fertigen Dokumente dezentral oder zentral gedruckt und per Post oder als E-Mail versandt. Unabhängig vom Versandkanal dokumentiert die Software jeden einzelnen Schritt und legt bei Bedarf Kopien für die Archivierung an. Dies ist gerade bei der Anlageberatung Pflicht: Nur durch eine saubere und nachvollziehbare Dokumentation lässt sich später im Zweifelsfall nachweisen, ob ein Kunde ausreichend über Risiken beraten worden ist und diese Informationen auch wirklich erhalten hat.

Zeit und Kosten sparen

Insgesamt können Finanzdienstleister die Kosten für die Dokumentenerstellung und -bearbeitung mit der richtigen Lösung drastisch reduzieren – mit HP Exstream sogar um bis zu 80 Prozent. Gleichzeitig lässt sich die gesamte Kundenkorrespondenz in deutlich kürzerer Zeit erstellen. Dadurch können Banken um bis zu 85 Prozent schneller auf Marktgegebenheiten reagieren. Dies entlastet auch die Kundenberater und gibt ihnen mehr Zeit für ihre eigentliche Aufgabe: die persönliche und individuelle Beratung ihrer Kunden. Nur so können Finanzdienstleister deren Vertrauen zurückgewinnen, zeitnah auf Kunden- und Marktanforderungen reagieren und ihre Position im Wettbewerb stärken.

Link zum Artikel

Samstag, Dezember 12, 2009

Dienstag, Dezember 08, 2009

Mittwoch, November 25, 2009

What Star Wars teaches us about management

 "But beware of the Dark Side. Anger, fear, aggression--the Dark Side of the Force are they." 
Yoda File Under: Training and Development; Networking Star Wars Moment: Yoda sagely instructs Luke Skywalker during his training on Dagobah, with guidance such as: "Always with you it cannot be done. Hear you nothing that I say.... You must unlearn what you have learned." 
Skywalker says that he'll try. "No!" says Yoda. "Try not. Do. Or do not. There is no try." 
Real-World Lesson: There's a wealth of value for you in listening to the wisdom of another, older employee's experiences--especially if that colleague has been mentoring others for 800 years. 
(Yoda wisdom for future Madoffs: "If once you start down the dark path forever will it dominate your destiny.")