Mittwoch, Dezember 23, 2009

Dokumentationspflicht als Chance - Artikel Geldinstitute

Ab dem 1. Januar 2010 müssen Banken jedes Anlagegespräch mit Privatkunden protokollieren und an den Interessenten übermitteln. Damit stärkt der Gesetzgeber die Rechte der Anleger. Für die Kunden-berater bedeutet dies jedoch einen erheblichen Mehraufwand: Sie müssen die Protokolle nicht nur erstellen und versenden, sondern auch rechtssicher dokumentieren.

Gleichzeitig stehen Finanzdienstleister vor der Herausforderung, diese Aufgabe möglichst schnell und effizient zu organisieren. Die neuen Anforderungen bieten jedoch auch eine ideale Chance, die gesamte Kundenkommunikation zu verbessern. Dabei helfen intelligente Dokumenten-Management-Lösungen wie HP Exstream, mit denen Kundenkorrespondenz einfach erstellt, versendet und belegt werden kann.

Individuelle Kommunikationsplattform

Die neue Dokumentationspflicht für Anlageberater ist nicht die einzige Herausforderung, die Finanzdienstleister meistern müssen. Durch die Wirtschaftskrise ist bei vielen Kunden das Vertrauen in Banken und Sparkassen gesunken, sie fühlen sich schlecht oder unzureichend über Produkte und Angebote informiert. Um dieses Vertrauen wieder zu gewinnen, müssen die Banken ihre Markenidentität stärken, bestehende Kunden halten und neue gewinnen – und das bei knapperen Ressourcen.
Damit jeder Kunde zur richtigen Zeit die für ihn relevanten Informationen erhält, benötigen Kreditinstitute zunächst eine geeignete Plattform, mit der die gesamte Kundenkorrespondenz erstellt, organisiert, verwaltet und archiviert werden kann – vom Beratungsprotokoll über persönliche Angebote bis hin zu kundenspezifischen Direktmarketingmaßnahmen. Dies ist meist keine leichte Aufgabe, teilweise sind in einer einzigen Bank bis zu 3.000 unterschiedliche Vorlagen im Umlauf. Um dieser Masse Herr zu werden, bietet HP Kreditinstituten die Kundenkommunikationslösung HP Exstream: Diese Softwareplattform unterstützt Finanzdienstleister dabei, personalisierte Korrespondenz aller Art effektiver und schneller zu erstellen. Mit einem integrierten Kampagnenmanagement lassen sich Angebote und Botschaften optimal planen und genau zum richtigen Zeitpunkt integrieren. Davon profitieren nicht zuletzt die Kunden: Sie erhalten termingerecht übersichtlich gestaltete, leicht verständliche Dokumente, die auf ihre individuellen Wünsche zugeschnitten sind.

Beratungsprotokolle effizient erstellen

Gleichzeitig erleichtern Lösungen wie HP Exstream auch die Arbeit der Kundenberater. Sie können beispielsweise die neuen Beratungsprotokolle in kürzester Zeit erstellen. Dank der einfachen Benutzeroberfläche lassen sich neue Dokumente schnell anlegen. Die Software greift dazu automatisch auf verschiedene Datenbanken zu und fügt die erforderlichen Kundendaten ein. Interviewseiten und kontextabhängige Hilfen führen den Anwender durch den gesamten Prozess. Abhängig von den eingegeben Daten wählt HP Exstream automatisch Abschnitte, Satzbausteine oder Wörter für das interaktive Dokument aus, die bei Bedarf individuell angepasst werden können. So lässt sich mit wenigen Klicks ein spezifisches Protokoll erstellen.

Automatischer Versand und Dokumentation

Anschließend werden die fertigen Dokumente dezentral oder zentral gedruckt und per Post oder als E-Mail versandt. Unabhängig vom Versandkanal dokumentiert die Software jeden einzelnen Schritt und legt bei Bedarf Kopien für die Archivierung an. Dies ist gerade bei der Anlageberatung Pflicht: Nur durch eine saubere und nachvollziehbare Dokumentation lässt sich später im Zweifelsfall nachweisen, ob ein Kunde ausreichend über Risiken beraten worden ist und diese Informationen auch wirklich erhalten hat.

Zeit und Kosten sparen

Insgesamt können Finanzdienstleister die Kosten für die Dokumentenerstellung und -bearbeitung mit der richtigen Lösung drastisch reduzieren – mit HP Exstream sogar um bis zu 80 Prozent. Gleichzeitig lässt sich die gesamte Kundenkorrespondenz in deutlich kürzerer Zeit erstellen. Dadurch können Banken um bis zu 85 Prozent schneller auf Marktgegebenheiten reagieren. Dies entlastet auch die Kundenberater und gibt ihnen mehr Zeit für ihre eigentliche Aufgabe: die persönliche und individuelle Beratung ihrer Kunden. Nur so können Finanzdienstleister deren Vertrauen zurückgewinnen, zeitnah auf Kunden- und Marktanforderungen reagieren und ihre Position im Wettbewerb stärken.

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