Samstag, Februar 28, 2009

Einsparpotential Dokumentenmanagement

Interessant sind die Zahlen von der AIIM Europe. Normalerweise sind Erhebungen in den USA nicht automatisch gültig für europäische Märkte, dennoch ist ein Fakt daraus abzuleiten.

Dokumentenverwaltung und Missmanagement ist teuer.

Wenn man diese Zahlen liest, sollten doch wirklich die Alarmglocken schrillen.

  • Die Ablage eines Dokumentes kostet im Schnitt 20 USD.
  • Wenn es falsch abgelegt wurde, kostet es das Unternehmen 120 USD und 220 USD, wenn sie es wiederherstellen müssen.
  • 7.5 Prozent der Dokumenten gehen verloren.
  • 3 Prozent werden falsch abgelegt.
  • Mitarbeiter verbringen bis zu 50 Prozent mit der Suche nach Informationen und nur 5-15 Prozent mit dem tatsächlichen Lesen der Infomationen.
  • Die Zahl der Papierdokumente wächst nach einer PWC-Studie jedes Jahr um bis zu 22 Prozent.
  • Im Durchschnitt empfangen und senden Nutzer 133 Mails am Tag, die durchschnittliche MB Zahl liegt derzeit ca. bei 18 MB pro Tag, soll aber bis 2011 auf 28 MB steigen.

Bei diesen Studien wird oft - meistens Archivhersteller getrieben - nur das Thema "Ablage & Archivierung" berücksichtigt und kostenmässig ausgewertet.

Kosten, die oft fachabteilungsübergreifend anfallen und damit nicht transparent sind, wie Dokumentenerstellung, Pflege der Dokumente und Vorlagen, Textblockmanagement, Datenintegration in Dokumente, Processing, etc, werden nicht berücksichtigt und sind weitaus grösser als vermutet.

Gerade im Banken- und Versicherungsumfeld leistet man sich noch den Luxus, Einsparpotenziale nicht auszunutzen.

Notwendige Investitionen, um z. B. Insellösungen abzuschaffen, Systeme zu konsolidieren und "state-of-the-art" Technologie einzusetzen, werden unter dem Deckmantel der "Wirtschaftkrise" verschoben.